異動すると、さまざまな
環境が変わる！

部署異動して４月から新しい職場。

同じ会社でも、部署が違うと変わるものも多い。

職場のメンバーが変わるのはもちろんだが、人以外にも備品やシステム、方針などさまざまなことが異なることも。

前の部署でも当たり前のように使っていたシステムが新しい部署でも導入されていなかったり、その逆もある。

ここで、もし新しい部署でまだ導入や活用がされておらず、やっておくと喜ばれやすいこと３つを紹介する。

新しい職場で実践して
喜ばれること３選

➀部署全体のスケジュールデータを
共有にする

１つ目は、部署全体で使っているデータを共有である。

特に、部署のメンバーがそれぞれの予定を入力するスケジュールデータは、全員が頻繁に閲覧して更新するものだ。

しかし、何も設定していないと、不便なことが多い。

例えば、誰かがそのデータを開いている状態で自分もデータを開こうとすると「読み取り専用」になってしまい、閲覧のみで更新ができない。

また、自分が更新できる状態でデータを開いていると、他の人が開くと「読み取り専用」になってしまうので、更新したらすぐにデータを閉じなくてはいけなくなる。

ここで、データを共有に設定すると、誰もがリアルタイムで更新できるようになるので大変便利である。

長時間データを開いていても、周りの人に支障がない。

難しい設定に思えるかもしれないが、ネットで設定方法を検索して実践すればOKである。

スケジュールデータに限らず、複数の人が同時に使うデータは共有かをすると喜ばれやすい。

➁自分の封筒印刷用データを
共有ファイルに保存する

２つ目は、封筒印刷用データの活用である。

皆さんは、封筒に入れて郵送する際はどのように宛名を書くだろうか？

封筒にボールペンで直接書き込む人もいれば、Wordなどで入力した宛名を印刷して、その紙を封筒に張り付ける人もいるだろう。

やり方は人それぞれだが、封筒印刷用データをつくり、手差し印刷で封筒に直接印字されるようにすると手間がなくてきれいである。

異動先の部署でそのような封筒印刷用データがなければ、自分が使っているデータを活用しよう。

そして、そのデータを全員が使える共有フォルダに保存して、使い方をレクチャーするのもいいだろう。

封筒印刷を部署全体で活用すれば効率もアップするし、喜ばれること間違いないだろう。

➂同じ内容である送付文を差し込み印刷できるように改良する

３つ目は、差し込み印刷の活用である。

多くの人に同じ内容の文面を送る場合、差し込み印刷が便利である。

別ファイルで作成した「宛名一覧データ」を指定して設定すると、送付文の宛名の箇所に差し込むことができる。

差し込み印刷を活用していない部署だと、送付する人数分のデータをつくらなければならない。

例えばＡさん～Ｅさんの５人に送る場合、文面は同じでも５つのデータ（【送付文（宛名：Ａさん）】、【送付文（宛名：Ｂさん）】・・・）をつくるためにコピーしたり宛名をその都度入力する必要がある。

新しい部署で、多くの人に送るデータに差し込み印刷の設定をしよう。

また、差し込み印刷のやり方をレクチャーすれば、部署全体で便利に使えるから喜んでもらえるだろう。

まとめ

新しい部署でやっておくと特に喜ばれること３つを紹介した。

自分が今まで培ってきた経験や技術を新しい部署で活かしていき、部署全体がプラスになるようにしていけば、周りの人から喜ばれやすい。

そうすると、自分自身もやる気がアップし、新しい部署で良いスタートが切れることだろう。

自分から働きかけて、職場の人それぞれが気持ち良くお仕事できるようにしていこう！！