担当している業務に慣れていたとしても、初めてやるものや苦手な仕事だと、時間がかかったり、誤った処理をしてしまうことがある。
これは、仕事が自分の手元に来てから完了させるまでの具体的な流れが把握できておらず、スケジュールがうまく組めていないからである。
そこで、どのような仕事なのか、どうやって処理をすればいいのか、というのを事前に予習をしておこう。
すると、いざ仕事が来ても混乱することなくスムーズに進めることができる。
例えば、次のように予習をすると効果的である。
・過去に似たような仕事があったのならば、その資料を読み込んで、流れを確認しておく。
・他の部署で同様の仕事をしているのであれば、その担当者に連絡をして情報収集をする。
ざっくりでもいいので流れをつかんでおく。
すると、いざ仕事が来た時に、最初に何をすればいいか、次に何をすればいいかが具体的に見えてくるのだ。
予習をするのにも一定の時間と労力がかかってしまうが、いざその仕事が来た時にスムーズに仕事を進めることができれば、遅延なく仕事が回せるので、予習をする価値は十分にあるだろう。
予習も仕事のうちと実践して、業務全体を効率的に進めていこう！！