会社で稟議書をつくり、回覧して決裁をもらう。

稟議書の内容が経常的なものであれば、一部の表記を変えるだけで完成する。

しかも、上司にとっても見慣れている稟議書なので、決裁が通りやすいだろう。

一方、稟議書を１からつくるのは大変である。

さらに、何とか作りあげても、上司から理解を得るのも難しい場合も。

例えば、社内のシステムを改良するための稟議書をつくるとする。

もし、上司がこのシステムに精通していない場合、改良する必要性が稟議書を見ても伝わらないかもしれない。

さらに、関係部署や上役からすると、このシステムのことを全く知らない場合もあり、初めてでもわかるような内容を記載した稟議書が求められる。

そんな時、文章で埋め尽くした稟議書では、どんなにわかりやすい表現だったとしても、途中で読むのをやめてしまうかもしれない。

そこで、文章だけでなく図や画像を使って、視覚で理解しイメージしやすいように工夫することが大切である。

どのような流れで行うのかをフロー図をつくる。

実際のやり方がわかるマニュアルをつくるため、パシコン画面のスクリーンショットや写真を撮った画像で貼り付けて説明分を添える。

フロー図やマニュアルを用意するだけで、稟議書のわかりやすさはグッと上がる。

上司の理解度が上がれば、稟議書も通りやすくなるだろう。

わかりやすさが必要な場合は、視覚でイメージできる資料をつくってみよう！！