今まで当たり前にやっていた仕事の中で、実はしなくてもよい工程があるかもしれない。

例えば、次のような作業をする場合。

①先方から届いた書類に目を通す。

②内容に問題がなければ、自分の会社名や部署名、担当者名などを書いて返送する。

この時、名前を書く欄に「印マーク」があったらどうするだろうか？

おそらく、印鑑を押す必要があると解釈するだろう。

ただ、自分の印鑑だったら簡単に押せるかもしれないが、会社の印鑑だと大変な場合も。

会社の印鑑を押すには、次のような工程が必要になることもあるだろう。

①理由を記載して申請書を提出する。
②許可が下りたら依頼書とともに押印したい書類を本社に送付する。
③数日後、本社から押印された書類が返送される。

会社の印鑑を押すのに、非常に労力と時間がかかってしまうケースがあるのだ。

とはいえ、「印マークがあるのだから押印が必要だろう。」や「今までも押印していたから今回も同様に処理しなければ。」と思うもの。

しかし、ここで、「押印しなくて済む方法はないだろうか？」と考えてみよう。

「本当に押印が必要なのだろうか？」と、時には疑ってかかってみるのだ。

書類を送付した先方に、ちゃんと確認してみよう。

「印マークがありますが、押印は必須でしょうか？押印がなくても問題ないでしょうか？」

このように聞いてみるとよい。

それで、押印が必要との回答であれば、今までどおり会社の印鑑を押すしかないだろう。

しかし、押印が必須ではないとの回答であれば、今後は押印が必要なくなり、その工程を省くことができるのだ。

もしかしたら、先方は以前からの慣習で印マークをつけたまま書類作成しているのかもしれない。

実務上は、押印がなくても処理してもらえるのかもしれない。

「印マーク」の件だけでなく、必要だと解釈できるものであっても、「本当に必要なのか？」と考え、ちゃんと確認してみよう。

そうすることで、余計な仕事を省くことができ、自分の仕事をよりスムーズにやっていけるだろう！！