前回のデータをコピーして、それを編集して今回の資料をつくる。

定型業務であると、今まで使ったデータを活用するのはよくある。

０から資料をつくるのは大変でも、既存のデータがあれば効率的だ。

しかし、これにはデメリットもある。

毎回同じ精度の資料ができるのだが、フォーマットが固定されているため、年月が経過してもデータそのものが改善されることがない。

もし、「この表はわかりづらい。」や「このように変えればミスを減らせる。」のように思っても、今までどおりを続けていると改善しないだろう。

フォーマットを変えたり大幅な変更をするのは、時間も労力もかかるので大変ではある。

しかし、一度変えてしまえば、今後は今までよりも効率的に進められるので、検討する価値は大いになるだろう。

また、「WordのデータをExcelにコピー＆ペーストをして書き換える」といった、アプリケーション自体を変えるのも有効な場合がある。

Wordで羅列した文章だとわかりづらかったとしても、Excelで表にすると見やすくなり、一目で全体像がわかったりする。

こうした大きな変更も視野に入れつつ、自分の仕事がうまくできるように定型業務についても考えてみるといいかもしれない。