仕事に追われて資料作成をしている。

いくつもメールが来て、必要なデータが添付されているのでそれを保存する。

このように、ゆとりがない状態で仕事を進めていると、パソコンのフォルダの中はデータがぐちゃぐちゃに格納されていることが多い。

こうなると、どのフォルダに何のデータが入っているか把握できず、進捗状況も確認しづらい。

データ管理ができてないことで、仕事は思うように進まなくなるのだ。

そうならないために、その仕事を始める前に整理したフォルダをつくっておこう。

前もってフォルダをつくっておけば、受入れ先の保存場所ができる。

その仕事が５つのジャンルに分かれるのであれば、事前に５つのフォルダをつくり、それぞれフォルダ名をわかりやすいものにしておく。

どの階層にどんなフォルダがあるとわかりやすいか？

それを考えながらフォルダをつくり、フォルダ名を入れて整理しておく。

こうして保存する受け入れ先ができれば、仕事を始めてみると、スムーズに進められると実感できるだろう。

ただ、整理したフォルダをつくって受け入れ先を用意するには、事前の予習が必要だろう。

事前の予習というのは、これからやる仕事について調べたり、前回分の資料を読み込んだりすることである。

そうすることで、全体像を把握し、何をどのようにやっていけばいいかを理解できるようになる。

これにより、どういうフォルダの構成にすれば仕事を進めやすいかが見えてくる。

①事前予習で仕事の全体像や流れをつかむ。
②仕事がしやすいようにフォルダをつくる。
③仕事を始める。

この流れでやれば、頭の中でも整理しやすいので、効率的に仕事を進められるだろう。

フォルダをつくってデータの受入れ先をつくって、スムーズに快適に仕事をこなしていこう！！